1.4.2: La fornitura o approvvigionamento

Con il termine "source" ci si riferisce ai processi concernenti l'approvvigionamento e la fornitura di beni e servizi necessari per il soddisfacimento della domanda e quindi degli obiettivi preposti." [SCM-Glossary, Atos, 2000]

Le attività di fornitura di beni e servizi all'interno di una filiera produttiva richiede un forte coordinamento: si tratta, infatti, di valutare, entro intervalli il più possibile ristretti, le necessità di ogni singola impresa coinvolta nel SCM in fatto di servizi, materie prime, semilavorati, e prodotti finiti destinati direttamente ad essere impiegati nel processo produttivo, oltre che di servizi e materiali non direttamente collegati alla produzione (non-production goods), come possono essere i pezzi di ricambio o il rinnovo degli strumenti di lavoro.

La gestione degli approvvigionamenti e delle forniture si sviluppa sia tra i soggetti del SCM, sia tra questi e soggetti esterni e presuppongono una serie di attività concatenate che è necessario coordinare al fine di poterle ottimizzare. Al di là delle differenze che, a seconda della struttura del mercato, si possono riscontrare, le attività di cui generalmente si compone il processo di sono le seguenti:

  1. Procurare;
  2. Ricevere;
  3. Mantenere;
  4. Spedire (ai reparti di produzione).

Procurare

Le attività a cui il modello SCOR fa riferimento sono quelle di ricerca e di selezione dei fornitori, sulle loro peculiarità e sulle eventuali alternative. E' interessante sottolineare, a tal proposito, come le imprese meno flessibili, spesso tendano a rivolgersi a "fornitori abituali" senza investire sulla ricerca di eventuali alternative, perché il costo marginale per una singola ricerca viene percepito maggiore degli eventuali ricavi marginali.

L'allacciamento ed il mantenimento dei rapporti con i fornitori sono piuttosto complessi, tanto da rendere necessaria l'attivazione di una "ragnatela" di funzioni correlate che richiedono l'impiego di notevoli risorse aziendali; basti considerare, a titolo esemplificativo, le attività gestionali ed operative necessarie per seguire una singola fornitura. Il vantaggio, in questo campo del SCM è quello di permettere una forte semplificazione di questo processo, e quindi una forte riduzione dei costi oltre che una migliore qualità della fornitura stessa, permessa dall'adozione di una struttura più elastica, frutto di accordi operativi e gestionali tra le imprese coinvolte.

Di seguito viene riportato uno schema formale rappresentativo della concatenazione degli "step" che in genere un'impresa, non inserita in un processo di SCM, segue per vedere consegnata la merce desiderata. Gli elementi del processo evidenziati in arancione, rappresentano quelli dove maggiormente la gestione integrata delle forniture incide, semplificando il processo stesso e permettendo, oltre ampi risparmi diretti in termini di tempo e costo, di liberare risorse umane ed economiche altrimenti impiegate nel processo formale.

Per quanto riguarda le fasi di preparazione della fornitura (valutazione dei precedenti, situazione dei livelli di magazzino), i dati necessari vengono già rilevati e valutati a livello dell’intera supply chain, nello stesso modo col quale sono ottimizzati il rapporto bisogni/disponibilità e le caratteristiche della fornitura. Inoltre, la ricerca delle migliori condizioni economiche e qualitative viene garantita dalla gestione integrata delle risorse, di modo che non sia più necessario per ad ogni fornitura effettuare indagini conoscitive tra i possibili fornitori al fine di determinare eventuali vantaggi di costo o di tempistiche. Anche le procedure mirate ad ottenere delle offerte preventive da parte dei fornitori e ad una loro successiva valutazione, diventano superflue e come tali possono essere eliminate dai processi gestionali dell’impresa, o quanto meno semplificate, in quanto diventa possibile conoscere in anticipo a quali condizioni si può accedere a determinati prodotti a monte, sapendo allo stesso tempo che in quel momento, rappresentano le condizioni migliori.

Ricevere

Ci si riferisce al complesso di attività che vanno dall'organizzazione e al mantenimento dei rapporti con i vettori, ad un primo controllo formale delle merci arrivate, non dimenticando le operazioni di gestione dei documenti che la struttura aziendale deve sopportare. Si tratta di operazioni piuttosto delicate, specialmente se si dovessero verificare errori di fornitura rilevabili in questa fase, ed in particolar modo se questi dovessero essere dovuti ad errori imputabili al fornitore, oppure al vettore; in tal caso, infatti, i tempi per eventuali reclami, sostituzioni o risarcimenti possono diventare piuttosto lunghi e dispendiosi in termini di tempo, risorse economiche ed umane.

Nel contesto di un SCM, migliora il grado di attendibilità del cosiddetto "piano delle consegne", in virtù del fatto che questo può essere concordato direttamente con i fornitori ed i vettori, cosa che evita di dover redigere continui aggiornamenti a causa di interpretazioni errate o di errori di trasmissione. In sostanza il SCM incide positivamente nella fase del ricevimento della merce, perché i tempi e le procedure di consegna dei fornitori e dei vettori diventano più precise ed affidabili, con innegabili riflessi positivi sulla produzione.

Esaminare

Con questo termine, il modello SCOR si riferisce alle operazioni di controllo successive all'accettazione della merce, consistenti, quindi, sia in una ulteriore verifica della corrispondenza tra merce e documento già verificata al ricevimento della merce, sia soprattutto, in una più approfondita verifica delle caratteristiche materiali (qualità, quantità ed integrità) della merce presa in consegna; solo conseguentemente ad un esito positivo di tali controlli si da inizio al procedimento di pagamento se non è concordato diversamente (per esempio il pagamento del prezzo può essere anticipato completamente o solo in una sua parte).

L'incidenza positiva di una gestione integrata della supply chain, permette, in questa fase, di "alleggerire" la struttura dei controlli, e allo stesso tempo di limitare il numero di errori sulla merce spedita. Inoltre se nella filiera produttiva sono integrati, come possibile, anche i vettori, si avranno ulteriori vantaggi in termini di tempo e di efficienza nella preparazione dei piani di consegna, visto che il servizio potrà essere il più possibile modellato su misura delle esigenze tempistiche e qualitative dell'impresa utente.

Si tratta dell’insieme di operazioni interne all’impresa che coinvolgono sia la logistica di magazzino che la spedizione delle merci verso i reparti di produzione. Le problematiche dello stoccaggio in magazzino della merce è di ampie proporzioni; infatti, al di là dei casi specifici di determinati settori, il capitale investito nella struttura fisica del magazzino, nella sua gestione, e nei beni in esso stoccati, ha una forte incidenza sui costi totali dell’impresa.

E’ ben comprensibile, quindi, come il miglioramento del cycle-time permetta di ottenere riduzioni di costi attraverso rotazioni della merce in magazzino molto più elevata (numero indice ottenuto dal rapporto tra la merce in uscita e la merce mediamente presente in magazzino); il capitale liberato dalla necessità di avere buffer di merci (excess stock), può quindi essere reimpiegato in aree diverse ed in maniera più remunerativa; oltre a ciò si consideri i vantaggi indiretti derivanti da una struttura resa più agile ed elastica. I piani di produzione e quello delle consegne ai reparti produttivi diventano, quindi più precisi e meno scostanti, permettendo pianificazioni di uscita dei pezzi in magazzino migliori.

Al fine di evidenziare meglio le problematiche relative alla gestione del magazzino, qui di seguito (figura 1.7) viene riportata una schematizzazione della quantità di merce stoccata, che ne mette in evidenza l'andamento ciclico nel tempo. Tale andamento è determinato da flussi (streams) miranti a correggere eccessi di materie immagazzinate, alternate ad altre che, al contrario, cercano di porre rimedio a insufficienti livelli di stock; la prevalenza alternata delle due tendenze nel tempo, dipende in buona sostanza dalla quantità di beni che si prevede di vendere nel breve e medio periodo.

Quando la produzione è in fase di restrizione, prevale la tendenza a far diminuire le scorte per tagliare i costi di magazzino; quando invece l'impresa si trova in una situazione di espansione produttiva, le merci in magazzino aumentano, soprattutto le materie prime e i semilavorati, per cercare di sfruttare completamente la capacità produttiva ed evitare perdite nelle vendite. Con il SCM gli andamenti ciclici della merce in magazzino vengono limitati, attraverso una più attenta programmazione gestionale ed operativa, permettendo conseguenti risparmi sui costi.
Fig. 1.7 : Il ciclo di magazzino in un impresa. [Execulink, 2000]



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