CAPITOLO II: I COSTI DI APPROVVIGIONAMENTO

2.7 Gestione delle offerte.

D -18. Ricezione dei preventivi.
Una volta ricevuti i preventivi desiderati, questi vengono registrati - in modo da tenere aggiornato l'archivio di dati - e confrontati sia con i preventivi precedenti che con tutti i preventivi degli altri fornitori concorrenti.
Questo non succede sempre per tutti gli articoli; generalmente per i prodotti già acquistati altre volte ci si affida ai soliti fornitori, a meno che non si notino - nelle verifiche con preventivi precedenti - mutazioni negative nelle condizioni di acquisto, il quel caso ci si rivolge a nuovi fornitori, che possono offrire condizioni migliori.
Il risultato è che a fronte di circa 10 preventivi giornalieri, circa 7 sono gli ordini effettivamente richiesti.
Questo tipo di operazioni necessitano circa 04h 36'05" settimanali.

D-23. Contatto con i fornitori per negoziare il preventivo ricevuto.
Molto spesso si tenta di migliorarne le condizioni interagendo direttamente con il fornitore.
Si tratta per la maggior parte di cercare di ottenere o ulteriori sconti, o di anticipare la data della consegna e generalmente le conversazioni avvengono attraverso il telefono.
Trattandosi di trattative che avvengono piuttosto frequentemente - per 10 preventivi ricevuti, in 6 casi si contatta il fornitore -, il tempo che il personale vi dedica ogni settimana è quindi elevato: ben 3 ore e 9 minuti.

D-27. Selezione dell'offerta.
Dopo la registrazione e aver preso contatto con i fornitori per ottenere migliori condizioni di vendita, i diversi preventivi vengono comparati fra loro e verrà scelto quello che a parità di qualità e tempi di consegna ha un costo minore.

D-30. Valutazione tecnica dell'offerta e invio benestare.
L'ufficio acquisti ovviamente avrà potuto valutare l'offerta solo dal punto di vista economico, per cui l'offerta ricevuta viene inviata in copia all'ufficio tecnico, al fine di valutare se il prodotto offerto possiede le stesse caratteristiche tecniche del materiale richiesto.
Potrebbe succedere però che le sole informazioni riportate in tabella non siano sufficienti a determinare ciò per cui il tecnico chiederà o direttamente al fornitore o passando per l'ufficio acquisti delle schede o dati tecnici per poter essere sicuri del materiale che stanno acquistando.

2.7.1 Interferenze riscontrabili nella gestione delle offerte: 3ª fase.

Può capitare che tra i numerosi preventivi pervenuti, figurino alcuni nei quali i dati del tipo o della quantità di merce o della data di consegna siano scorretti.
In questi casi vengono immediatamente ricontattati i fornitori al fine di correggere gli errori emersi.
Nella maggior parte dei casi si tratta di errori banali che, non comportando significativi cambiamenti dei termini di fornitura proposta, è sufficiente sostituire direttamente le informazioni errate nel sistema, senza che vi sia necessità dell'invio di un nuovo preventivo.
Più raramente si tratta di errori che invece ne cambiano gli estremi.
In questo caso viene espressamente richiesta l'elaborazione e l'invio di un nuovo preventivo.
Il tempo settimanale medio rilevato per queste operazioni è di 22 minuti circa.

 


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